Excel artık yetmiyorsa
Excel kötü bir araç değil. Türkiye'de pek çok şirketin işi bugün onun üstünde dönüyor ve çoğu için bu doğru bir tercih. Sorun tablonun kendisi değil; belli bir noktadan sonra tek başına yetmemesi. Bu not, o noktayı ve geçişte önce neyin taşınacağını anlatıyor.
Excel'in gerçekten iyi olduğu yer
Bir tablo dosyası, kuralları henüz netleşmemiş bir işi yürütmek için elimizdeki en hızlı araçtır. Kimseden izin almadan sütun eklersiniz, formülü aynı dakika değiştirirsiniz, sonucu hemen görürsünüz. Süreç hâlâ keşif aşamasındaysa, onun için yazılım geliştirmek genelde erken bir karardır.
Bu yüzden “Excel'den kurtulalım” tek başına bir hedef değil. Doğru hedef, tablonun kaldıramadığı işi sisteme almak, kaldırabildiklerini tabloda bırakmak.
Yetmediğini gösteren işaretler
- 01Aynı dosyanın birden fazla sürümü dolaşıyor; hangisinin güncel olduğunu dosya adından çıkarmaya çalışıyorsunuz.
- 02İki kişi aynı anda çalışamıyor, biri diğerinin bitirmesini bekliyor.
- 03Bir sayının neden değiştiğini kimse geriye dönüp gösteremiyor.
- 04Dosyayı yalnızca bir kişi doğru kullanabiliyor ve o kişi izne çıktığında iş duruyor.
- 05Veriyi görmesi gereken kişiye dosyanın tamamını göndermek zorunda kalıyorsunuz.
- 06Yanlış hücreye yazılan bir değer fark edilmeden aşağı doğru yayılıyor.
Bir ya da iki madde işaretlendiyse tablo hâlâ doğru araçtır, sorun düzendedir. Dört ve üzeri işaretlendiyse sorun araçtadır ve düzenle çözülmez.
Asıl eksik olan ne
Tablo dosyasının tıkandığı yerde eksik olan genellikle hesap gücü değil. Dört şey eksik ve dördü de tablonun yapısı gereği yok: aynı anda çalışabilme, kimin neyi değiştirdiğinin kaydı, yanlış veriyi girişte durduran kural ve kimin neyi görebileceğini belirleyen yetki.
- Eşzamanlı çalışma
- Panelde iki kişi aynı kaydı aynı anda açabilir; sistem çakışmayı yönetir. Tabloda bu ancak sıra bekleyerek çözülür.
- Değişiklik kaydı
- Bir alanın ne zaman, kim tarafından, hangi değerden hangi değere getirildiği kayıtta durur. Tartışma da biter.
- Giriş kuralı
- Boş bırakılamayan alan, geçersiz tarih veya sistemde olmayan müşteri kodu daha yazılırken durdurulur.
- Yetki
- Satış kendi müşterisini, muhasebe tutarı görür; kimse her şeyi görmez. Tabloda ise ya hepsini açarsınız ya hiçbirini.
- Tek doğru kaynak
- Rapor, dosyanın kopyasından değil kayıttan üretilir. “Hangisi güncel?” sorusu ortadan kalkar.
Geçişte önce neyi taşımalı
En sık yapılan hata, ilk sürümde tablonun tamamını taşımaya çalışmak. Bu, projeyi aylarca uzatıyor ve iş genelde yarıda kalıyor. Doğru başlangıç, en çok sorun çıkaran tek bir sütunla başlamaktır.
- Her gün dokunulan kaydı taşıyın. Ayda bir açılan sekme beklesin.
- Önce veri girişini taşıyın, raporu değil. Giriş doğru yerdeyse rapor zaten üretilebilir.
- Tek bir kullanıcı grubuyla başlayın. Beş kişi düzgün kullanıyorsa yirmi kişiye açmak kolay, tersi değil.
- Eski dosyayı ilk hafta silmeyin. İki sistem bir süre paralel çalışsın; güven sözle değil, karşılaştırmayla gelir.
Bu şekilde kurulan bir ilk sürüm genelde iki ila altı hafta içinde canlıya çıkabilir. Süreyi uzatan çoğu zaman yazılım değil; eski verinin dağınıklığı ve erişim izinlerinin ne zaman açıldığıdır.
Excel'de kalması gerekenler
Bir iç sistem kurulduktan sonra bile tablo ortadan kalkmaz, kalkmamalı da. Tek seferlik analiz, bir senaryonun hızlı denemesi, kimseye göstermeden yapılan hesap tablonun işidir; panele taşınırsa işiniz yavaşlar.
Sistemden sonra ne oluyor
Bir panel devreye alındığında o güne kadar görünmeyen tekrarlar ortaya çıkıyor: her pazartesi elle birleştirilen rapor, sürekli yeniden yazılan aynı e-posta, iki yere birden girilen aynı belge. Tabloda dağınık oldukları için fark edilmiyordu; sistemde aynı ekranda tekrar ettikleri için artık sayılabiliyor.
Otomasyon tam burada başlıyor. Ama sıra önemli: önce işi yürüten sistem kurulur, sonra içindeki tekrar eden işler otomatikleştirilir. Ters sırada başlayan projeler, neyin otomatikleştirileceği netleşmediği için genelde duruyor.